La ejecución de una reunión exitosa requiere un nivel considerable de compromiso por parte de sus participantes. Muchas cosas determinan el nivel de participación que obtiene una reunión: la parte superior de esa lista es la disposición de la sala. La disposición de las salas debe tenerse en cuenta porque desempeña un papel muy importante en el logro de los objetivos de las diferentes reuniones. Los espacios físicos pueden crear una atmósfera que impacta no solo en la eficiencia del hablante, sino también en la interacción de la audiencia. Los diseños de salas reflexivos pueden minimizar las barreras sociales comunes entre los oradores y su audiencia.
Diferentes configuraciones de sala de reuniones
La tecnología también juega un papel importante en el impulso del compromiso. Facilita la comunicación de ideas e información y la incorporación de participantes remotos. Examinaremos diferentes arreglos de sala y la tecnología correspondiente para ayudarlo a seleccionar la perfecta para su reunión.
Estilo de sala de juntas
Esta configuración de sala en particular consiste en una mesa grande que permite alrededor de 6 a 20 personas y aún permite espacio para sus diversos equipos como computadoras portátiles, teléfonos móviles, dispositivos de videoconferencia y otros dispositivos. Este estilo es efectivo porque todos los participantes tienen que enfrentarse al medio para asegurar la discusión y la participación integrales.
Esta configuración es más eficaz en reuniones que implican videoconferencias y sesiones de lluvia de ideas. Las mejores herramientas tecnológicas que se pueden utilizar para esta disposición de la sala son la pantalla táctil interactiva, junto con un rotafolio digital para la lluvia de ideas y los dispositivos personales de los participantes para compartir la pantalla inalámbrica.
Estilo auditorio
La configuración de la sala de estilo auditorio o teatro es la disposición regular de las sillas en filas al igual que en los teatros. Los miembros están sentados en estas filas, que idealmente tienen un espacio en el medio que permite un movimiento suave. Escuchan y prestan atención a los altavoces que generalmente están sentados en un escenario que también permite ayudas auditivas y visuales. Permite muchos participantes a la vez y un enfoque importante en el orador.
Debido a su disposición, es mejor para eventos que requieren menos interacción entre sus participantes. Eventos como reuniones de la junta directiva, conferencias, lanzamientos de productos, conferencias y actuaciones y otras actividades que requieren un gran número de participantes. El mejor tipo de tecnología que funciona para el estilo de auditorio es una pantalla grande para presentar.
Estilo en forma de U
Al igual que su nombre lo describe, esta disposición de la habitación está configurada en forma de U. La disposición de las sillas y mesas suele ser de forma abierta para que los participantes puedan enfrentarse al centro. De esta manera, pueden enfrentarse al hablante y entre sí al mismo tiempo. Permite la interacción entre ellos y da una oportunidad para que el orador involucre a todos. En situaciones donde hay una presentación, el área abierta se puede organizar y utilizar como un área de presentación.
Las mejores herramientas tecnológicas para usar en arreglos en forma de U son una pantalla grande para presentar, un rotafolio digital para la lluvia de ideas y los dispositivos personales de los participantes para una colaboración efectiva.
¿Cuál es la mejor sala configurada para su reunión?
Ahora que conoce el tipo de arreglos de sala que se pueden usar para las reuniones, el siguiente paso es determinar la mejor configuración que funcionará para la reunión. Tienes que considerar el objetivo que buscas lograr con tu reunión, y cuántos participantes asistirán a la reunión. A continuación se muestra cómo elegir la mejor sala configurada para su reunión.
Estilo de sala de juntas
Permite un nivel considerable de interacción entre los participantes entre un grupo pequeño. En el caso de que tenga un grupo de 5-12 personas que necesitan hacer una lluvia de ideas y tomar una decisión importante sobre una propuesta o un proyecto, su mejor opción es el estilo de la sala de juntas. La gran mesa permite gadgets y herramientas de colaboración que ayudan a la toma de notas y la toma de decisiones.
Estilo auditorio
Para las reuniones que involucran a un gran número de participantes y requieren el menor nivel de interacción, la configuración del auditorio funciona mejor. Ya sea que tenga una reunión de la junta o capacitación para los participantes que implique un enfoque significativo en el orador, debe usar esta configuración.
Estilo en forma de U
Este estilo permite que ocurra la mejor interacción. Siempre que necesite que los participantes trabajen juntos durante su reunión e interactúen, o sea una sesión o capacitación que implique mucha comunicación, un estilo de sala en forma de U es su mejor opción. Involucra a un grupo relativamente pequeño de personas, y usted tiene la opción de eliminar las tablas para permitir que el grupo se divida en grupos o círculos más pequeños.
Las diferentes configuraciones de sala que existen permiten una variedad de participación y aprendizaje (o ambos) según sea el caso de sus reuniones. Usted tiene la opción de hacer que su sala de reuniones se adapte a los objetivos que está buscando lograr con sus reuniones y obtener lo mejor de ella. ¿Está buscando nuevas tecnologías para complementar sus salas de reuniones? Eche un vistazo a nuestra oferta aquí.
Escrito por: Muriel De Bruyne on lunes, 21 de junio de 2021