Para que una empresa prospere necesita innovar para darle una ventaja competitiva sobre sus competidores. La innovación surge de la colaboración, el intercambio de ideas de aquellos con un objetivo común, para impulsar el negocio hacia adelante.
La tecnología moderna ha hecho posible aprovechar las ideas de personas de todo el mundo que pueden unirse a reuniones desde casi cualquier parte del planeta. Esto ha provocado un cambio sísmico en la forma en que vemos los espacios de colaboración.
Atrás han quedado los días de las grandes salas de conferencias con una tecnología engorrosa que casi nunca funciona y un entorno que no es muy propicio para la colaboración. Lo que las empresas necesitan ahora son espacios más pequeños e íntimos con tecnología confiable que permita reuniones rápidas, espontáneas y productivas para impulsar proyectos e ideas impulsados por la innovación. La solución:
salas de amontonamiento.
¿Qué es una sala de reuniones?
Una sala de reuniones es un espacio pequeño e informal con capacidad para 3 a 6 personas. Estas salas versátiles suelen incluir equipos audiovisuales con instalaciones de teleconferencia y herramientas de colaboración.
Funcionan como espacios privados donde pueden tener lugar reuniones espontáneas y no planificadas y videollamadas con equipos o empleados fuera del sitio a corto plazo. Dependiendo de su tamaño, un negocio puede tener una o varias habitaciones de aglomeración.
¿Cuáles son los beneficios de una sala de reuniones?
Mientras que una sala de juntas tradicional todavía cumple una función dentro de un negocio, las salas de reuniones tienen una serie de beneficios sobre las salas de juntas grandes:
- Colaboración más eficiente, más productiva y más fácil
Dado que los equipos se mantienen pequeños, todos están más comprometidos, enfocados y cómodos para compartir ideas. Esto hace que las reuniones sean más productivas y limita las reuniones largas, tan a menudo asociadas con grandes salas de juntas. El pequeño espacio también significa que solo aquellos que realmente necesitan estar allí asisten a la reunión para que otros puedan seguir trabajando. Al mismo tiempo, los espacios también son propicios para que los miembros relevantes del equipo lo apasionen cuando sea necesario. Además, proporcionan un espacio tranquilo y libre de distracciones lejos del ahora omnipresente entorno de oficina de planta abierta. - Disminuir el mal funcionamiento de las reuniones de conferencias web
La mayoría de la tecnología instalada en las salas de reuniones está diseñada específicamente y diseñada de tal manera que proporcione un acceso rápido y fácil a las herramientas de colaboración y reuniones dentro y fuera del sitio. Esto disminuye la probabilidad de que las reuniones de conferencias web no funcionen correctamente, lo que a menudo causa problemas debido a conexiones a Internet poco confiables y software lento o que no funciona correctamente. - Uso rentable del espacio Las salas de
huddle son espacios versátiles que se pueden usar para todo, desde reuniones, presentaciones, reuniones con clientes, espacios de trabajo para trabajadores móviles, reuniones individuales de gerentes y personal. Su pequeño tamaño significa que el espacio de oficinas se utiliza de manera eficiente y más rentable. El equipo instalado en las salas de reuniones es a menudo más barato que el requerido para las grandes salas de conferencias. - No más reservas
La idea de una sala de reuniones es crear un espacio donde se puedan llevar a cabo reuniones ad hoc, sin embargo, algunas organizaciones todavía mantienen un sistema de reservas para salas de reuniones debido a su popularidad. Sin embargo, dado que a menudo hay más de una habitación de aglomeración, los plazos de entrega de la reserva suelen ser cortos.
¿Cómo diseñar su sala de reuniones?
No hay duda de que las salas de reuniones son ideales para fomentar la colaboración y la innovación. Pero antes de comenzar a derribar paredes y comprar equipos, hay una serie de cosas que debe considerar al diseñar una sala de reuniones:
- Requisitos
de espacio La cantidad de espacio que necesite dependerá del tamaño de los equipos y de sus necesidades de colaboración. Esto determinará el tipo de mobiliario y cuántos miembros del equipo acomodará el espacio. Algunas empresas tienen espacios de varios tamaños para satisfacer necesidades específicas. Es importante pensar en cómo se van a utilizar estas habitaciones y cuánto espacio tiene disponible en su oficina. - Necesidades
tecnológicas Lo mismo se aplica a la tecnología que instalas en las salas de reuniones. Algunas salas de reuniones son estrictamente para reuniones rápidas del personal o los clientes en el sitio, otras se utilizan para presentaciones y para compartir y colaborar con los miembros del equipo fuera del sitio. Esto determinará la tecnología que elija, desde cámaras de video,
pantallas táctiles interactivas, equipos de sonido, hasta herramientas de conectividad. Lo importante es que estos deben ser confiables, fáciles de usar y a prueba de futuro. - Tecnología de conferencias
En las salas de reuniones que se usan para colaborar con miembros del equipo fuera del sitio, el tipo de herramientas de conferencia que elija es muy importante. Hay diferentes tipos de herramientas de conferencia que se crean para adaptarse a salas de tamaño específico. Estos incluyen cámaras de alta calidad que pueden adaptarse al tamaño de la habitación, pantallas conectadas y sistemas robustos de voIP o telecomunicaciones estándar que garantizan llamadas de conferencia claras con varios miembros del equipo. Uno de los principales factores para las conferencias es la calidad y la confiabilidad. - Hardware y software de colaboración
Una característica del hardware de conferencia moderno como i3HUDDLE y software como i3CAMPFIRE, i3NOTES e i3ALLSYNC es la capacidad de facilitar presentaciones, colaboración y intercambio de ideas a través de interfaces fáciles de usar, como pizarras digitales y acceso a documentos compartidos. Una vez más, debe determinar qué tipo de herramientas necesita para adaptarse a la forma en que se llevan a cabo las reuniones en su negocio. Muchas soluciones de hardware y software se pueden personalizar para satisfacer sus necesidades particulares. - Presupuesto
Podría decirse que una de las mayores consideraciones a la hora de montar una sala de amontonamiento es el coste. Qué tan grande es la habitación, qué características realmente necesita y podrá usarla dentro de 5 años.
El aumento en la popularidad de las salas de reuniones no es porque estén de moda, es porque estos espacios hacen una contribución real a la productividad de un negocio.
Permiten que las ideas se desarrollen rápidamente al facilitar y fomentar la colaboración, impulsando la innovación que es tan crítica para el éxito en el entorno empresarial moderno. i3-Technologies ofrece una amplia gama de hardware, software y accesorios para ayudar a su empresa a configurar la sala de reuniones perfecta.
Escrito por: Muriel De Bruyne on martes, 15 de junio de 2021