Las reuniones son una parte integral de cada organización. No importa cuán grande o pequeña sea una reunión, todos tienen una perspectiva única para traer a la mesa. Si una de estas perspectivas se deja sin expresar, existe la posibilidad de perder el valor añadido.
Los empleados comprometidos son vitales para tener reuniones productivas y exitosas. Por varias razones, como un estilo de conversación silencioso y reflexivo, un marco de reunión difuso o herramientas de participación inadecuadas, es posible que algunos empleados no estén completamente comprometidos, o comprometidos en absoluto, durante las reuniones. Con el trabajo remoto y la colaboración en la mezcla, se presentan más desafíos con la comunicación y el compromiso durante las reuniones.
Hemos recopilado algunos consejos para que su equipo se involucre más, así como algunas herramientas que creemos que podrían ayudar.
Establecer un marco claro
Antes de programar reuniones, defina la estructura de la reunión: el motivo de la reunión, los que asistirán, lo que se discutirá, lo que espera lograr al final de la reunión y cuánto tiempo tomará.
Una estructura de reunión clara puede fomentar una rutina productiva. Puede reducir los rellenos de reuniones tanto como sea posible y reducir la duplicación innecesaria de tiempo en puntos menores. Este marco claro se puede compartir con su equipo antes de la reunión para ayudarles a prepararse y comprender las expectativas de la reunión. Si alguien tiene una pregunta, como que levanten la mano o esperen hasta el final de la reunión para que no te quiten por completo del camino.
Las reuniones extremadamente largas (hola, fatiga de Zoom) pueden agotar a las personas y matar la productividad. Asegúrese de mantener las reuniones a un ritmo rápido y al grano.
Asignar responsabilidades de reunión
Naturalmente, las personas quieren sentirse bien consigo mismas y valorar la apreciación de los demás. Es aún mejor cuando es de aquellos con los que trabajan y en presencia de otros. Cuando las personas sienten que son una parte importante de algo, quieren contribuir más.
Probablemente no hay mejor manera de hacer que los miembros de su equipo se sientan como una parte importante de una reunión que asignarles responsabilidades, incluso si es la responsabilidad más pequeña.
Mantenga a los participantes activamente involucrados asignándoles tareas simples como configurar la pantalla, realizar un seguimiento del tiempo, anotar algunas notas importantes, tener en cuenta a todos los asistentes, etc. Estos pueden parecer pequeños detalles, pero van un largo camino en el aumento de la participación y la productividad durante las reuniones.
Mezclarse – Ponerse de pie
Si bien puede parecer que sentarse durante las reuniones es lo cómodo e ideal, estudios recientes muestran que los asistentes que están de pie muestran mayores niveles de compromiso y son más creativos en la lluvia de ideas.
Mientras está de pie, hay una sensación de urgencia que probablemente hace que el cerebro trabaje más rápido de lo que lo haría mientras está sentado. Ponerse de pie todos los días puede evitar que los asistentes a la reunión se desvíen. Observe el rumbo que está tomando la reunión, si los empleados responden o no, y haga lo necesario.
¿Algunos del equipo que trabajan de forma remota? Asegúrese de que su sala de reuniones tenga el equipo adecuado y una cámara de conferencia de buena calidad para que todos se sientan como si estuvieran en la sala.
Fomentar la discusión
A muchas personas no les gustan las reuniones porque no sienten que tienen una voz real. Ayúdelos a sentir que sus aportes y pensamientos son valorados. Cuanto más hablen, más involucrados y comprometidos estarán.
En primer lugar, esto se puede hacer estableciendo metas de cumplimiento como un equipo. Cuando estableces los objetivos para la reunión con el resto del equipo, les da a todos la oportunidad de contribuir con sus ideas porque saben exactamente hacia dónde va la reunión.
Otra forma de fomentar los debates es ofrecer incentivos y recompensas. Realmente no tienen que ser elegantes, siempre y cuando demuestre que sus esfuerzos son apreciados. Ayude a mantenerlos comprometidos o incluso motivarlos a asistir a las reuniones en primer lugar. Durante la reunión, escuche deliberadamente y busque quién podría estar indicando ligeramente que les gustaría entrar en la conversación y participar en ellos. Sólo asegúrese de que usted está sinmutado.
Solicitar comentarios
Al final de la reunión, recopile comentarios sobre lo que al equipo le gustó o no le gustó de la reunión. Esto es importante, ya que no solo le ayuda a darse cuenta de cómo puede mejorar las reuniones, sino que también hace que los empleados sientan que sus opiniones son importantes.
Termine con una ronda muy rápida de comentarios o retroalimentación para permitirle mejorar la calidad de sus reuniones continuamente. El objetivo es obtener las opiniones del participante sobre la reunión. Una vez recopilados los comentarios, es importante considerar los puntos planteados e incorporarlos en las siguientes reuniones. Todos estamos navegando por esta nueva normalidad de trabajar juntos.
conclusión
Algunas personas creen que las reuniones son una absoluta pérdida de tiempo, y casi nada se logra. La mayoría de las veces esto sucede debido a la forma en que los diferentes miembros del equipo establecen sus expectativas. A menudo, algunos no logran que las reuniones sean inclusivas para todos los miembros del equipo involucrados.
Los equipos deben tratar de crear una atmósfera en la que haya un intercambio efectivo de información e ideas importantes. La mejor salida para esto son las reuniones de equipo o de empleados. Es necesario mejorar los ambientes de reunión e involucrar más a los empleados.
Pruebe estos consejos, y verá personas más energizadas y comprometidas, listas para trabajar juntas e impulsar sus ideas y proyectos.
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Escrito por: Caitlin Paterson on martes, 15 de junio de 2021