Beaucoup d'éléments déterminent le niveau de participation au cours d'une réunion – en haut de cette liste se trouve l'aménagement des salles, car il joue un rôle majeur dans la réalisation des objectifs des différentes réunions.
L'organisation d'une réunion réussie nécessite un niveau d'engagement considérable de la part de ses participants. Beaucoup d'éléments déterminent le niveau de participation au cours d'une réunion – en haut de cette liste se trouve l'aménagement des salles. La disposition des salles doit être prise en considération car elle joue un rôle majeur dans la réalisation des objectifs des différentes réunions. Les espaces physiques peuvent créer une atmosphère qui impacte non seulement l'efficacité de l'orateur, mais aussi l'interaction avec le public. Des conceptions de salles bien pensées peuvent minimiser les barrières sociales communes entre les orateurs et leur public.
Différentes configurations de salle de réunion
La technologie joue également un rôle important dans la stimulation de l'engagement. Elle permet de communiquer plus facilement des idées et des informations et de mobiliser les participants à distance.
Nous analyserons différents aménagements de salle et la technologie correspondante pour vous aider à choisir celle qui convient le mieux à votre réunion.
Salles de conférence
Cette configuration de salle particulière comprend une grande table qui peut accueillir entre 6 et 20 personnes avec leurs divers équipements (ordinateurs portables, téléphones portables, appareils de vidéoconférence et autres gadgets). Ce style est efficace parce que tous les participants se font face pour assurer une discussion et une participation complètes.
Cet aménagement est plus efficace dans les réunions qui impliquent des sessions de vidéoconférence et de brainstorming. Les meilleurs outils technologiques à utiliser pour cette configuration de salle sont l'écran tactile interactif, le paperboard numérique pour le brainstorming et les appareils personnels des participants pour le partage d'écran sans fil.
Auditorium
Tout comme les théâtres, on trouve dans les salles de type auditoriums des rangées de chaises. Les participants sont assis dans ces rangées, avec idéalement un espace central pour faciliter le mouvement. Ils écoutent et prêtent attention aux orateurs qui sont généralement assis sur une scène, pour une meilleure visibilité et audibilité. Cette configuration permet de réunir de nombreux participants à la fois et favorise la concentration sur l'orateur.
En raison de sa disposition, ces salles sont recommandées pour les événements qui nécessitent moins d'interaction entre les participants, notamment des événements de type réunions du conseil d'administration, conférences, lancements de produits, cours magistraux et autres activités qui nécessitent un grand nombre de participants. Le meilleur type de technologie qui conviendra aux auditoriums est un grand écran pour la présentation.
Configurations en forme de U
Tout comme son nom l'indique, cet aménagement de salle est en forme de U. La disposition des chaises et des tables est généralement ouverte afin que les participants puissent faire face au centre. De cette façon, ils peuvent faire face à l'orateur et aux autres participants en même temps. Ce qui permet une interaction entre eux et donne l'occasion à l'orateur d'engager tout le monde. Dans les situations de présentation, la zone ouverte peut être aménagée et utilisée comme zone de présentation.
Les meilleurs outils technologiques à utiliser dans les configurations en forme de U sont un grand écran pour la présentation, un paperboard numérique pour le brainstorming et les appareils personnels des participants pour une collaboration efficace.
Quelle est la meilleure configuration de salle pour votre réunion ?
Maintenant que vous connaissez les différents types d'aménagement de salle de réunion, l'étape suivante consiste à déterminer la meilleure configuration qui conviendra à votre réunion. Vous devez tenir compte de l'objectif que vous cherchez à atteindre dans votre réunion et du nombre de participants présents. Voici comment choisir la meilleure salle pour votre réunion.
Salles de conférence
Il permet un niveau considérable d'interaction entre les participants au sein d'un petit groupe. Avec un groupe de 5 à 12 personnes qui ont besoin de réfléchir et de prendre une décision importante au sujet d'une proposition ou d'un projet, votre meilleur pari est la configuration de la salle de conférence. La grande table permet d'utiliser des gadgets et des outils collaboratifs qui facilitent la prise de notes et la prise de décision.
Auditorium
Pour les réunions qui impliquent un grand nombre de participants mais nécessitent un faible niveau d'interaction, la configuration de l'auditorium sera plus adaptée. Que vous organisiez une réunion de conseil d'administration ou une formation pour les participants, qui implique de se concentrer sur l'orateur, vous devez utiliser cette configuration.
Configurations en forme de U
Cet aménagement permet une meilleure interaction. Pour permettre aux participants d'interagir et de travailler ensemble pendant votre réunion, pour les sessions et formations qui impliquent une plus grande communication, un style de salle en forme de U sera votre meilleur choix. Avec un groupe de personnes relativement petit, vous avez la possibilité de supprimer les tables pour permettre au groupe de se diviser en plus petits groupes ou en cercles.
Les différentes configurations de salle existantes permettent, selon vos réunions, une variété d'implication et d'apprentissage (ou les deux). Vous avez la possibilité d'adapter votre salle de réunion aux objectifs que vous souhaitez atteindre lors de vos réunions et d'en tirer le meilleur parti. Vous recherchez une nouvelle technologie pour compléter vos salles de réunion ? Découvrez nos produits ici .
Écrit par: Muriel de Bruyne on lundi 21 juin 2021