68% des employés pensent qu'ils sont les plus susceptibles de rencontrer des problèmes techniques lors des réunions. Le moyen de garantir des réunions plus engageantes et réussies, quel que soit l'espace de réunion, est une normalisation appropriée.
Les réunions font partie intégrante des activités quotidiennes d'une organisation. Il est presque impossible pour les organisations d'impliquer leurs employés sans faire de réunions. Alors que plusieurs facteurs affectent la productivité de la réunion (comme le type de la salle, trop de technologie et les écueils informatiques), l'état de la salle de réunion est un facteur important.
La technologie est un composant essentiel dans les salles de réunion, car elle est nécessaire pour augmenter la productivité, stimuler la collaboration et la prise de décision. Cependant, l'inconvénient est que les divers équipements ont des capacités différentes, ou plusieurs interfaces utilisateur.
Selon un soudage, 68% des employés pensent qu'ils sont les plus susceptibles de rencontrer des problèmes techniques lors des réunions. Le moyen de garantir des réunions plus engageantes et réussies, quel que soit l'espace de réunion, est une normalisation appropriée.
Qu'est-ce que la normalisation ?
La normalisation désigne la régularité de l'expérience utilisateur dans plusieurs espaces. Toutes les technologies impliquées ne doivent pas nécessairement être identiques. Il est possible qu'une organisation fournisse exactement la même expérience utilisateur dans différentes salles, indépendamment de leur taille et des différentes technologies.
Lorsque vous disposez d'une salle de réunion normalisée, vous n'avez pas besoin de passer par de nouveaux systèmes pour chaque réunion. La normalisation vise à améliorer l'expérience utilisateur lors des réunions.
Avantages de la normalisation
Augmenter la productivité
Une fois que les employés maîtrisent la technologie de réunion, ils gagnent du temps. Tout le temps utilisé pour connecter les différentes technologies de salle de réunion est converti en temps précieux de réunion.
Les employés peuvent entrer dans n'importe quel espace de réunion et commencer à travailler immédiatement. Ce qui augmente le rythme et l'énergie de la réunion, et donc augmente la productivité.
Il n'y a pratiquement pas de temps perdu à connecter des appareils. En cas de problèmes techniques mineurs au cours de la réunion, la normalisation de la technologie de la salle de réunion est également utile, car les employés savent déjà ce qu'il faut faire pour résoudre le problème au lieu d'appeler le service informatique. Ce qui conduit finalement à une bien meilleure productivité globale.
Dépannage plus efficace
Le dépannage demande beaucoup d'attention et peut être très fastidieux. La normalisation de la technologie de réunion diminue la demande en ressources informatiques.
L'équipe informatique maîtrise le système, ce qui facilite l'assistance en cas de besoin et résout de manière proactive les problèmes, ou corrige les problèmes courants.
Les problèmes techniques au cours d'une réunion peuvent être préjudiciables. Cependant, un espace de réunion normalisé contribuera à améliorer le processus de dépannage et réduira également les responsabilités de l'équipe informatique.
Le dépannage devient moins fastidieux lorsque l'équipe informatique maîtrise un système cohérent et lorsque les employés savent comment s'y prendre.
Une formation plus efficace
La normalisation permet non seulement d'économiser le temps utilisé pour la formation technologique en salle de réunion, mais elle la rend également plus efficace. Peu à peu, même les technologies les plus difficiles peuvent être maîtrisées si elles sont utilisées dans la durée.
La normalisation permet aux organisations de réduire le temps consacré à la formation en utilisant une seule plateforme. Une fois formés, les utilisateurs finaux savent déjà comment utiliser le système dans n'importe quelle salle de réunion, sans formation supplémentaire.
La normalisation permet également de faire de planifier avec précision les salles de réunion et d'anticiper les autres besoins futurs de l'organisation.
Comment normaliser
Comprendre l'adoption de la technologie
Il est important de comprendre la technologie utilisée par les employés. La normalisation ne signifie pas toujours que les salles de réunion auront besoin de nouvelles technologies. Parfois, tout ce que vous avez à faire est de compléter l'équipement actuel au lieu de tout remplacer.
Il peut s'agir simplement d'ajouter quelques éléments technologiques supplémentaires au système actuel pour faciliter l'expérience de l'utilisateur final. Observez vos salles de réunion, déterminez ce qui fonctionne, ce qui manque et ce qui est de trop.
Il est important d'impliquer les utilisateurs finaux à ce stade. Ils donnent leur avis sur l'espace actuel et sur la façon dont il est utilisé, ce qui vous aide à choisir la meilleure technologie.
Considérez les types de salles et le type de fonctionnalités nécessaires pour chaque espace. N'investissez pas dans des équipements inutiles. Le budget qui aurait été dépensé pour l'équipement qui n'est pas nécessaire peut être utilisé pour financer des solutions technologiques utiles dans l'organisation.
Centraliser les achats
Les employés ou les services ne devraient pas être autorisés à acheter eux-mêmes des équipements pour les salles de réunion. Ces initiatives entraîneraient non seulement des incohérences, mais représenteraient un gaspillage d'investissements dans des équipements non essentiels.
La décision doit être prise après une évaluation appropriée. De plus, les technologies qui favorisent la cohérence sur tous les appareils doivent être privilégiées.
Tenir compte des besoins futurs
Les organisations vont très probablement changer avec le temps. La technologie doit pouvoir suivre facilement ces transformations dès qu'elles surviennent.
L'équipement qui sera acquis doit atteindre un certain niveau d'adaptabilité et doit être rentable. Les solutions axées sur le logiciel offrent une flexibilité et des options de mise à niveau par rapport aux technologies basées uniquement sur le matériel.
En tenant compte des besoins futurs, une politique de salles de réunion devrait être créée pour l'ensemble de l'entreprise. La politique doit inclure les spécifications, les objectifs de sécurité et les consignes appropriées pour l'utilisation de l'équipement.
Il est important de fournir un guide pratique qui répertorie les problèmes et solutions possibles. Prendre le temps de concevoir ce document aidera chaque personne qui entre dans une salle de réunion à comprendre comment utiliser les systèmes et à prendre les mesures appropriées pour une utilisation future.
Conclusion
Peu importe la taille des salles de réunion - qu'il s'agisse de grandes salles de conférence ou de petites salles de réunion - tant qu'elles répondent aux besoins de la réunion. Quelle que soit la taille de la salle, la technologie doit être mobilisée pour favoriser la collaboration de l'équipe et l'engagement au cours des réunions.
La facilité d'interaction entre les équipes et la technologie disponible auront un impact sur l'engagement et la productivité. La présence de technologie dans une salle de réunion peut affecter la productivité de deux façons.
Soit elle favorise la prise de décision rapide et l'innovation, soit elle l'entrave. L'application de présentation sans fil et les écrans tactiles interactifs d'i3-Technologies augmentent la collaboration et la productivité des réunions, en offrant aux utilisateurs la liberté de partager n'importe quel contenu tout au long d'une réunion.
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Écrit par: Muriel de Bruyne on lundi 21 juin 2021