Les réunions font partie intégrante de toutes les organisations. Que la réunion soit courte ou longue, chacun a un point de vue unique à apporter à l'assemblée. La valeur ajoutée de la réunion peut être altérée si l'un de ces points de vue n'est pas exprimé.
Les employés engagés sont essentiels pour créer des réunions productives et réussies. Pour plusieurs raisons - un style conversationnel monotone, un cadre de réunion brouillon, ou des outils participatifs insatisfaisants - certains employés ne seront pas entièrement impliqués, voire pas du tout, au cours des réunions. Le travail à distance et la collaboration étant propulsés en avant, de nouveaux défis en lien avec la communication et l'engagement dans les réunions émergent.
Nous avons compilé quelques conseils pour engager vos équipes, ainsi que quelques outils qui pourraient vous aider.
Instaurer un cadre clair
Avant de prévoir une réunion, définissez sa structure : la raison de la réunion, ses participants, les sujets à discuter, les résultats que vous souhaitez obtenir à la fin de la réunion, et le temps qu'elle va durer.
Une structure de réunion claire peut stimuler la productivité, éviter les débordements autant que possible et réduire les pertes de temps inutiles sur des points mineurs. Ce cadre clair peut être partagé avec votre équipe avant la réunion pour l’aider à se préparer et à comprendre les attentes de la réunion. Si quelqu'un a une question, il lève la main ou attend la fin de la réunion de façon à éviter tout débordement.
Les réunions trop longues (lassitude de Zoom) peuvent épuiser et anéantir la productivité. Assurez-vous que vos réunions restent rapides et pertinentes.
Attribuer des responsabilités
Nous aimons tous naturellement être la considération des autres. Encore plus celle de ceux avec qui on travaille. Lorsque les gens ont l’impression de faire partie intégrante de quelque chose, ils veulent contribuer davantage.
Il n’y a probablement pas de meilleure façon de faire en sorte que les membres de votre équipe se sentent comme un maillon important d’une réunion que de leur attribuer des responsabilités, même petites.
Maintenez les participants activement impliqués en leur assignant des tâches simples comme installer l'écran, gérer le temps, rédiger le compte-rendu, rassembler tous les participants, etc. Ces détails peuvent sembler minimes, mais ils aident à maximiser l’engagement et la productivité au cours des réunions.
Bouger - se lever
Bien qu’il puisse sembler que rester assis pendant les réunions est l'option la plus confortable et la plus appropriée, des études récentes montrent que les participants qui se tiennent debout ont des niveaux d’engagement plus élevés et sont plus créatifs lors des brainstormings.
En position verticale, il y a un sentiment d’urgence qui fait probablement travailler le cerveau plus rapidement qu’il ne le ferait en position assise. Se lever régulièrement peut empêcher les participants de s'assoupir. Observez la tournure que prend la réunion – si les employés sont réceptifs ou non – et faites le nécessaire.
Une partie de l’équipe travaille à distance ? Assurez-vous que votre salle de réunion dispose du bon équipement et d’une caméra de conférence de qualité pour que tout le monde ait le sentiment d’être dans la salle.
Encourager la discussion
Beaucoup de gens n’aiment pas les réunions parce qu’ils n’ont pas l’impression que leur voix compte. Aidez-les à sentir que leurs commentaires et leurs pensées sont valorisés. Plus ils parleront, plus ils seront impliqués et engagés.
Tout d’abord, vous pouvez fixer des objectifs en équipe. Lorsque vous définissez les objectifs de la réunion avec le reste de l’équipe, cela donne à chacun une chance d’apporter ses idées car chacun sait précisément où va la réunion.
Une autre façon de favoriser la discussion est d’offrir des avantages et récompenses. Ils n’ont vraiment pas besoin d’être fantaisistes, tant qu'ils sentent que leurs efforts sont appréciés. Cela aide aide à maintenir les participants engagés ou même à les motiver à assister aux réunions. Pendant la réunion, écoutez délibérément et recherchez qui serait prêt à discuter et s'engager dans les échanges. Assurez-vous simplement que votre est activée.
Demandez des retours
À la fin de la réunion, recueillez les commentaires sur ce que l’équipe a aimé ou n’a pas aimé de la réunion. C’est important, car cela vous aide non seulement à réaliser comment améliorer les réunions, mais aussi à faire sentir aux employés que leurs opinions sont importantes.
Terminez par un tour de table rapide ou une rétrospective pour vous permettre d’améliorer en continu la qualité de vos réunions. Le but est d’obtenir l'avis des participants au sujet de la réunion. Une fois les commentaires recueillis, il est important de tenir compte des points soulevés et de les intégrer aux réunions suivantes. Nous naviguons tous ensemble dans cette nouvelle norme de travail collectif.
Conclusion
Certaines personnes pensent que les réunions sont une perte de temps totale, et qu'elles ne servent pas à grand-chose. La plupart du temps, c'est à cause de la façon dont les différents membres de l’équipe définissent leurs attentes. Souvent, certains ne parviennent pas à rendre les réunions inclusives pour que tous les membres de l’équipe s'impliquent.
Les équipes devraient s’efforcer de créer une atmosphère propice à un échange efficace d’informations et d’idées importantes. Le meilleur terrain pour cela reste les réunions d’équipe ou de service. Ce travail doit être amélioré.
Testez ces conseils - et vous observerez des participants plus énergiques et engagés, prêts à travailler ensemble et à faire avancer vos idées et vos projets.
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Écrit par: Caitlin Paterson on mardi 15 juin 2021