Bedrijven breiden zich wereldwijd uit, en als gevolg van de voortdurende technologische vooruitgang worden teams steeds virtueler. Taken worden nu uitgevoerd door verschillende personen die verspreid over kantoren op verschillende locaties werken.
Daarom zijn er verschillende uitdagingen waarmee dit soort teams te maken krijgen door hun kantooroverschrijdende samenwerking. Enkele daarvan zijn een gebrek aan face-to-face interactie tussen teamgenoten, verschillen in tijdzones, een lage mate van binding en vertrouwen, slechte teamcommunicatie, ontoereikende hulpmiddelen of de taalbarrière.
Een goede cross-office samenwerking is te belangrijk in ons dagelijks werk om deze uitdagingen te negeren.
Er moeten passende maatregelen worden genomen om succesvol samen te werken en deze maatregelen kunnen worden ingedeeld in drie categorieën: technologie, productiviteit en cultuur.
10 manieren om kantooroverschrijdende samenwerking te verbeteren
Manieren om kantooroverschrijdende samenwerking te verbeteren:
- Technologie
- Gebruik samenwerkingstools
- Gebruik moderne beheertools
- Gebruik tools voor het delen van schermen
- Gebruik tools voor videoconferenties - Productiviteit
- Gestandaardiseerde werkopslag
- Communiceer vaak
- Respecteer tijdzones - Cultuur
- Vriendschappen opbouwen
- Contacten leggen via sociale media
- Persoonlijk ontmoeten
Technologie
Samenwerkingstools gebruiken
Nu het aantal mensen dat op afstand werkt snel toeneemt, is de integratie van vergaderruimten van cruciaal belang geworden om een betere verbinding tussen collega's tot stand te brengen en hun kansen op efficiënte samenwerking te vergroten.
Om de samenwerking tussen kantoren te vergemakkelijken, is het essentieel dat deze vergaderruimtes goed zijn uitgerust met de juiste hulpmiddelen.
Hulpmiddelen zoals interactieve touchscreens, alles-in-één videoconferentieoplossingen en interactieve whiteboards die kunnen worden gebruikt voor geïmproviseerd schrijven zijn waardevolle samenwerkingstools.
Gebruik moderne managementoplossingen
Het beheer van teamwerk, planningen, vergaderingen en gegevens met moderne platforms maakt samenwerken een stuk eenvoudiger en verbetert de transparantie.
Het is raadzaam om een betrouwbaar werkbeheerplatform te gebruiken, zoals Trello, Slack, enzovoort, om alle projecten te beheren en te bekijken vanaf een centrale plek met maximale veiligheid.
Een functie die deze platforms bieden is e-mailintegratie die het werk gemakkelijker en toegankelijker maakt.
Gebruik hulpmiddelen voor schermdelen
De persoon aan de andere kant kan het moeilijk vinden om te begrijpen wat u probeert uit te leggen, of begrijpt uw taal misschien niet vloeiend.
Om miscommunicatie te voorkomen is het delen van uw scherm, zodat de ander precies kan zien wat u doet, van vitaal belang. Het is ook een waardevolle manier om teamgenoten het gevoel te geven een essentieel onderdeel van het team te zijn.
Gebruik hulpmiddelen voor videoconferenties
Communiceren via video stelt u in staat om dingen te zien die u anders met tekstcommunicatie zou missen.
Het is productiever en meestal sneller. Voor een productieve vergadering moet u de juiste hulpmiddelen gebruiken. Zoom Rooms is een gebruiksvriendelijke videoconferentiesoftware die goed werkt voor grote teamvergaderingen op elk besturingssysteem.
Het is belangrijk om op te merken dat ondanks de voordelen van videoconferenties, er een aantal zaken zijn die ook zonder videogesprekken kunnen.
Begrijpen welk communicatiemiddel het beste werkt voor uw doel is van het grootste belang.
Productivity
Standaardiseer werkopslag
Een centrale plaats vinden om alle bestanden op te slaan is essentieel. Niet alleen weten andere mensen waar ze het kunnen vinden wanneer het nodig is, maar het helpt ook voor de effectiviteit en transparantie.
Het is echter belangrijk dat de werkopslagplaats in real-time wordt bijgewerkt, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over meerdere of verouderde versies van bestanden. Google Drive en Teams zijn standaard archiveringssystemen die gebruikt kunnen worden.
Communiceer regelmatig
Het belang van communicatie kan niet genoeg benadrukt worden. Het vinden van het juiste communicatiemedium dat het beste werkt voor het team is grotendeels voordelig.
De grootte van het team en het gebruik van gemeenschappelijke taal zijn factoren die altijd in gedachten moeten worden gehouden. Voortdurend vragen om duidelijkheid en feedback van teamleden moet de norm zijn.
Als er geen effectieve communicatie is, kan de samenwerking tussen kantoren frustrerend worden.
Respecteer tijdzones
Rekening houden met de verschillende tijdzones is essentieel om de samenwerking op het werk te verbeteren. Hoe eenvoudig het ook klinkt, er kunnen problemen ontstaan tussen teamleden als er geen passende maatregelen worden genomen.
Bij het plannen van vergaderingen, het vragen om feedback, of wat voor activiteit dan ook waarbij teamleden van andere locaties betrokken zijn, is het essentieel om altijd rekening te houden met de factor tijdzone.
Cultuur
Vriendschappen opbouwen
Een band opbouwen over werk en een paar andere dingen die je gemeen hebt, kan de samenwerking aanzienlijk verbeteren.
Het bespreken van hobby's, families, verschillende achtergronden, ergernissen en andere zaken met teamgenoten vermindert niet alleen de spanning, maar bouwt ook aan de samenwerking. Daarbij is het cruciaal om verschillende culturele verschillen die kunnen ontstaan te herkennen, te delen en te respecteren.
Toekomstige samenwerkingen kunnen voortkomen uit de banden die verschillende kantoren en teamgenoten bij eerdere projecten hebben gedeeld.
Maak contact via sociale media
Sociale media zijn inderdaad nuttig voor de marketing en de bekendmaking van uw werk, maar ze kunnen ook worden ingezet om een online gemeenschap op te bouwen.
Hoewel ze elkaar misschien niet elke dag zien, kunnen collega's van verschillende kantoren meer over elkaar te weten komen via sociale media.
Platforms als LinkedIn maken het zelfs mogelijk om teamwerk te delen met een wereldwijde werkgemeenschap en connecties te krijgen die zowel individuele als teamcarrières een boost kunnen geven.
Persoonlijke ontmoeting
Uw collega één-op-één ontmoeten kan een aanzienlijke impact hebben op het verbeteren van de samenwerking tussen kantoren wanneer u op afstand werkt.
Een ontmoeting bij een kop koffie of een echte dag samen kan opvattingen en ideeën naar voren brengen die tijdens virtuele vergaderingen misschien werden gemist. Het maken van korte of lange reizen (naargelang het geval) om af te spreken met virtuele teamgenoten levert echte voordelen op, zoals het verminderen van spanningen en het ontstaan van nieuwe ideeën.
Kortom, er is niet één manier om de samenwerking tussen kantoren te verbeteren, maar consequent werken zal een aanzienlijk verschil maken. Zonder enige twijfel gaat het bij het verbeteren van de samenwerking tussen kantoren om het uitproberen van nieuwe dingen.
Het gebruik van moderne hulpmiddelen, de toepassing van nieuwe strategieën, het gebruik van meer planning en het benutten van technologie is de som van het verbeteren van de samenwerking. Met de juiste maatregelen is het niet zo ingewikkeld als het lijkt om een team over de hele wereld te verdelen.
Als u hulp nodig heeft bij het kiezen van de meest geschikte technologie voor uw samenwerkingstaken en uitdagingen in uw virtuele team, vraag dan een consult aan bij onze experts.
Geschreven door: Muriel De Bruyne op vrijdag 13 augustus 2021