Onze manier van werken verandert. De traditionele vergaderruimte evolueert meer en meer naar een vergaderruimte, aangezien het begrip werk een flexibelere betekenis krijgt. Wij werken ook vaker met externe personen, die op afstand worden ingeschakeld of per project werken. Onze vergaderingen zijn korter, minder formeel en minder gepland.
De manier waarop wij tegenwoordig werken vereist kleine, flexibele en wendbare vergaderruimtes voor ad hoc vergaderingen. Het is essentieel dat dit nieuwe type vergaderruimte bijdraagt aan efficiënte en productieve werksessies. Hier volgen enkele tips om uw perfecte vergaderruimte te creëren.
De ruimte
1. Besteed aandacht aan de fysieke elementen
Verlichting en akoestiek van goede kwaliteit zijn cruciaal voor de vergaderruimte. Als het licht in uw vergaderruimte schemerig, hard of levenloos is, is het tijd om daar iets aan te doen. Het zendt immers de verkeerde boodschappen uit naar de werknemers over het moreel van uw organisatie.
Hetzelfde geldt voor een slechte akoestiek. Als je een echo hebt, een ruimte die niet geluiddicht is, of een aanzienlijke hoeveelheid omgevingsgeluid, dan is het tijd om het op te lossen. Wat is het nut van een vergadering als de communicatie niet duidelijk en nauwkeurig is?
2. Maak uw bedrijf klaar voor de toekomst
Integreer flexibiliteit en wendbaarheid in uw vergaderruimte. Bouw een infrastructuur die frequente, gestroomlijnde upgrades mogelijk maakt, vooral als het om technologie gaat. Dankzij technologie zijn er zoveel unieke en interessante manieren waarop individuen en organisaties kunnen samenwerken, ongeacht de tijdzone waarin ze werken.
Uw vergaderruimte moet technologisch geavanceerd zijn om ervoor te zorgen dat u aan de top van de markt blijft.
Als dit niet beschikbaar is, overweeg dan om een vergaderruimte te zoeken die zich beter aanpast aan de toekomst.
De hulpmiddelen
3. Investeer in hulpmiddelen met toegevoegde waarde
Investeer alleen in hulpmiddelen die u kunnen helpen om beter te doen wat u nu doet en uw bedrijf vooruit te helpen. Het is essentieel dat u precies weet hoe de nieuwe tool u kan helpen uw werk sneller en efficiënter te doen.
U moet zich richten op het investeren in enkele belangrijke tools die niet zomaar een ander aspect van uw organisatie zijn als het gaat om vergaderingen, maar zichzelf terugverdienen en meer dankzij de waarde die ze opleveren.
4. Begin en eindig uw presentatie op tijd
Minimaliseer de opbouwtijd voor een presentatie door gebruik te maken van draadloze presentatietechnologie. Dit maakt de noodzaak van de juiste kabel of verbinding overbodig, vooral wanneer mensen hun eigen apparaten meenemen.
Met de meeste draadloze apparaten voor schermdeling kunnen anderen ook de controle over de presentatie overnemen vanaf hun apparaat, wat de samenwerking bevordert.
Bij vergaderingen gaat het er niet om hoe lang ze duren - het gaat erom hoe productief ze kunnen zijn.
Zorg ervoor dat u geen tijd verspilt aan het bespreken van zorgen en het doornemen van gesprekspunten.
5. Houd uw vergadering vlot
Tijdens een vergadering gebruiken we vaak allerlei communicatie- en samenwerkingstools en -software. Om vergaderingen soepel en efficiënt te laten verlopen, moet u ervoor zorgen dat uw tools onderling compatibel zijn, zodat u naadloos van de ene naar de andere kunt overschakelen.
Dit kan helpen bij de totale tijd, en medewerkers kunnen zich sneller concentreren op het bereiken van doelen.
6. Houd het gebruiksvriendelijk
Zorg ervoor dat uw tools intuïtief en eenvoudig zijn om de drempel voor dagelijks gebruik te verlagen. Nieuwe tools worden vaak niet verwelkomd en moeten meestal weerstand overwinnen.
Zodra uw team ervan overtuigd is dat de tools gebruiksvriendelijk zijn en hun manier van werken ten goede zullen veranderen, zullen ze snel essentieel worden.
Als de vergadertools een te grote leercurve hebben, kan dat uiteindelijk gevolgen hebben voor deadlines en belangrijke metrics die uw reputatie en omzet schaden.
7. Kies voor een open videoconferentieoplossing
Werkt u vaak met teamleden of consultants op afstand? Overweeg dan te investeren in videoconferentietools zoals Zoom, Starleaf of Skype for Business.
Er is een divers aanbod van flexibele videoconferentieplatforms die samenwerking met externe partners zeer eenvoudig maken.
8. Gebruik een samenwerkingsplatform in de cloud
Cloud-gebaseerde software is toegankelijk vanaf elk apparaat met internettoegang, ongeacht de locatie. Hierdoor kunt u overal, op elk moment en op elk apparaat samenwerken met uw teamleden op afstand aan dezelfde documenten.
9. Krijg meer werk gedaan tijdens vergaderingen
Krijg direct toegang tot je bestanden, of het nu op Google Drive of Microsoft Teams staat. Maak notities en actiepunten en bewaar alles op je vertrouwde plek.
10. Maak het deelbaar
Deel je notities met belanghebbenden. Dit zorgt voor een nieuw niveau van vertrouwen en transparantie dat investeerders en anderen kan helpen uw prioriteiten en doelstellingen echt te begrijpen. Als het gaat om planning, kunt u ook vervolgvergaderingen organiseren en gemakkelijk werken vanuit de opgeslagen bestanden.
"Waardevolle informatie gaat vaak verloren na een brainstormsessie. Samenwerkingsschermen lossen dit probleem op: via één medium kun je al je gedachten en berichten opslaan en met elkaar in verband brengen." - Marcell Coppens, Sr. Solutions Consultant bij DEKOM België
Conclusie
De tijd dat vergaderruimtes one-size-fits-all waren, is al lang voorbij. De vergaderruimtes van vandaag moeten flexibel zijn om een meer dynamische, hands-on benadering van vergaderingen mogelijk te maken. Het gaat om een ruimte waar u de hulpmiddelen kunt gebruiken die nodig zijn voor productieve en transparante samenwerking en communicatie.
Om ervoor te zorgen dat uw organisatie de juiste investering doet in vergaderzaaltechnologie die het beste voldoet aan de behoeften van individuele werknemers en de organisatie, kunt u contact met ons opnemen of onze oplossingen bekijken.
Geschreven door: Muriel De Bruyne op vrijdag 13 augustus 2021