68% van de werknemers heeft het gevoel dat ze tijdens vergaderingen waarschijnlijk te maken zullen krijgen met technische problemen. De manier om te zorgen voor meer boeiende en succesvolle vergaderingen, ongeacht de vergaderruimte, is een goede standaardisatie.
Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van de dagelijkse activiteiten van een organisatie. Het is bijna onmogelijk voor organisaties om hun werknemers te betrekken zonder vergaderingen te houden. Hoewel verschillende factoren de productiviteit van vergaderingen beïnvloeden (zoals het type ruimte, te veel technologie en de belasting van IT), is de staat van de vergaderruimte een belangrijke factor die de totale productiviteit van vergaderingen beïnvloedt.
Technologie is een essentieel onderdeel van vergaderzalen, omdat ze nodig is om de productiviteit te verhogen, de samenwerking te bevorderen en de besluitvorming te verbeteren. De keerzijde hiervan is echter dat er diverse apparatuur zal zijn met verschillende mogelijkheden, of verschillende gebruikersinterfaces.
Volgens een onderzoek heeft 68% van de werknemers het gevoel dat ze tijdens vergaderingen waarschijnlijk te maken zullen krijgen met technische problemen. De manier om te zorgen voor meer boeiende en succesvolle vergaderingen, ongeacht de vergaderruimte, is een goede standaardisatie.
Wat is standaardisatie?
Standaardisatie betekent de regelmatigheid van de gebruikerservaring in verschillende ruimten. Alle betrokken technologieën hoeven niet noodzakelijk identiek te zijn. Het is mogelijk dat een organisatie exact dezelfde gebruikerservaring biedt in verschillende ruimtes, ongeacht de grootte en de verschillende technologieën.
Wanneer u een gestandaardiseerde vergaderruimte hebt, hoeft u niet voor elke vergadering nieuwe systemen te gebruiken. Standaardisatie is gericht op het verbeteren van de gebruikerservaring tijdens vergaderingen.
Voordelen van standaardisatie
Verhoogde productiviteit
Zodra werknemers de vergadertechnologie hebben geleerd, bespaart dit tijd. Alle tijd die gebruikt had kunnen worden voor het aansluiten van diverse vergaderruimte technologie, wordt omgezet in zinvolle vergadertijd.
Medewerkers kunnen elke vergaderruimte binnenlopen en meteen aan de slag gaan. Dit verhoogt het tempo en de energie die de vergadering vergt, wat op zijn beurt de productiviteit verhoogt.
Er gaat nauwelijks tijd verloren aan het aansluiten van apparaten. In het geval dat er kleine technische problemen zijn tijdens de vergadering, helpt het standaardiseren van vergaderruimte-technologie ook, omdat werknemers al weten wat ze moeten doen om het probleem op te lossen in plaats van de aandacht van de IT-afdeling te vragen. Dit leidt uiteindelijk tot een veel betere algemene productiviteit.
Efficiëntere probleemoplossing
Het oplossen van problemen vergt veel aandacht en kan zeer vervelend zijn. Standaardisering van vergadertechnologie vermindert de vraag naar IT-middelen op dit gebied.
Het team van IT-medewerkers beheerst één systeem, waardoor het gemakkelijker is om te helpen wanneer dat nodig is, en proactief problemen aan te pakken of veelvoorkomende storingen te verhelpen.
Technische problemen tijdens een vergadering kunnen nadelig zijn. Een gestandaardiseerde vergaderruimte verbetert echter het proces van probleemoplossing en vermindert ook de verantwoordelijkheden van het IT-team.
Problemen oplossen wordt minder vervelend wanneer de IT-medewerkers meer gewend raken aan een consistent systeem en wanneer de medewerkers weten hoe ze te werk moeten gaan.
Efficiëntere training
Standaardisatie bespaart niet alleen tijd die zou zijn gebruikt voor de opleiding van de vergaderruimte technologie, maar maakt deze ook efficiënter. Geleidelijk aan kunnen zelfs de moeilijkste technologieën worden geleerd als ze in de loop van de tijd worden gebruikt.
Standaardisatie stelt organisaties in staat om de tijd die besteed wordt aan training te verminderen door slechts één platform te gebruiken. Eenmaal aangeleerd, weten eindgebruikers al hoe ze het systeem moeten gebruiken in elke vergaderruimte zonder extra training.
Standaardisatie maakt het ook mogelijk om nauwkeurige plannen te maken voor vergaderzalen en andere toekomstige behoeften van de organisatie.
Hoe te standaardiseren
Begrijp hoe technologie geadopteerd wordt
Het is belangrijk om de technologie te begrijpen die werknemers gebruiken. Standaardisatie betekent niet altijd dat vergaderzalen nieuwe technologie nodig hebben. Soms hoeft u alleen maar de huidige apparatuur aan te vullen in plaats van een complete vervanging te installeren.
Dit kan eenvoudigweg betekenen dat er een paar extra stukjes technologie aan het huidige systeem worden toegevoegd om de eindgebruikerservaring te ondersteunen. Observeer uw vergaderzalen, zoek uit wat werkt, wat er ontbreekt, en wat overtollig is.
Het is belangrijk om op dit punt eindgebruikers in te schakelen. Zij geven hun feedback over de huidige ruimte en hoe deze wordt gebruikt, wat u helpt bij het beslissen over de beste technologie om uit te kiezen.
Begrijp de ruimtetypes en het soort functionaliteit dat nodig is voor elke ruimte. Investeer niet in ongewenste apparatuur. Het budget dat zou zijn besteed aan apparatuur die niet nodig is, kan worden gebruikt om nuttige tech-oplossingen in de organisatie te financieren.
Centraliseer aankopen
Individuen of afdelingen zouden niet zelf technologie voor vergaderzalen mogen aanschaffen. Dit toestaan veroorzaakt niet alleen inconsistentie, maar kan ook leiden tot verspilling van investeringen in ongewenste apparatuur.
Het moet een beslissing zijn die na een goede evaluatie wordt genomen. Bovendien moeten technologieën die de consistentie tussen alle apparaten bevorderen, sterk worden overwogen.
Overweeg toekomstige behoeften
Organisaties zullen in de loop van de tijd waarschijnlijk veranderen. De technologie moet deze veranderingen gemakkelijk kunnen bijbenen zodra zij zich voordoen.
De aan te schaffen apparatuur moet een zekere mate van aanpasbaarheid hebben en kostenefficiënt zijn. Softwaregerichte oplossingen bieden flexibiliteit en upgrademogelijkheden in vergelijking met technologie die uitsluitend op hardware is gebaseerd.
Bij het overwegen van toekomstige behoeften moet een vergaderruimtebeleid worden opgesteld voor het hele bedrijf. Het beleid moet specificaties, de beveiligingsdoelstellingen en de juiste richtlijnen voor het gebruik van de apparatuur bevatten.
Het is belangrijk om een handleiding te voorzien die mogelijke problemen en oplossingen opsomt. Door de tijd te nemen om dit te doen, begrijpt iedereen die in de vergaderruimten komt hoe de systemen moeten worden gebruikt en welke stappen moeten worden genomen om ze aan te passen voor toekomstig gebruik.
Conclusie
Vergaderruimten kunnen van elk formaat zijn - grote vergaderruimten of kleine ontmoetingsruimten - zolang ze maar voldoen aan de vergaderbehoeften. Ongeacht de grootte van de vergaderruimte, moet er technologie worden gebruikt om de samenwerking tussen de teams en de betrokkenheid bij de vergadering te bevorderen.
Het gemak van de interactie tussen de teams en de beschikbare technologie zal een impact hebben op de betrokkenheid en productiviteit. De technologie in een vergaderruimte kan op twee manieren van invloed zijn.
Ofwel bevordert het snelle besluitvorming en innovatie, ofwel belemmert het deze. De draadloze presenteer app en interactieve touchscreens van i3-Technologies brengen samenwerking en productiviteit in vergaderingen naar een nieuw niveau, en ondersteunen de vrijheid van gebruikers om alle inhoud te delen tijdens een vergadering.
Om meer te weten te komen over ons portfolio en hoe wij u kunnen helpen uw vergaderruimte technologie te standaardiseren, bezoek dan onze website.
Geschreven door: Muriel de Bruyne op maandag 21 juni 2021