De dagen van grote conferentiezalen met omslachtige technologie die bijna nooit werkt, zijn voorbij. Wat bedrijven nu nodig hebben zijn kleinere, intieme ruimtes met betrouwbare technologie die snelle, spontane en productieve vergaderingen mogelijk maken om innovatiegedreven projecten en ideeën vooruit te stuwen.
Wil een bedrijf floreren, dan moet het innoveren om het een concurrentievoordeel te geven ten opzichte van zijn concurrenten. Innovatie komt voort uit samenwerking, het delen van ideeën van mensen met een gemeenschappelijk doel, om het bedrijf vooruit te stuwen.
Moderne technologie heeft het mogelijk gemaakt ideeën aan te boren van mensen over de hele wereld, die bijna overal ter wereld aan vergaderingen kunnen deelnemen. Dit heeft een seismische verschuiving teweeggebracht in de manier waarop we naar samenwerkingsruimten kijken.
Voorbij zijn de dagen van grote vergaderzalen met omslachtige technologie die bijna nooit werkt en een omgeving die niet erg bevorderlijk is voor samenwerking.
Wat bedrijven nu nodig hebben zijn kleinere, intieme ruimtes met betrouwbare technologie die snelle, spontane en productieve vergaderingen mogelijk maken om innovatiegedreven projecten en ideeën vooruit te stuwen. De oplossing - huddle rooms.
Wat is een huddle room?
Een huddle room is een kleine, informele ruimte die plaats biedt aan 3 tot 6 personen. Deze veelzijdige ruimten zijn meestal voorzien van audiovisuele apparatuur met teleconferentiefaciliteiten en samenwerkingstools.
Ze fungeren als privéruimtes waar op korte termijn spontane, ongeplande vergaderingen en videogesprekken kunnen plaatsvinden met teams of medewerkers die zich buiten het bedrijf bevinden. Afhankelijk van de grootte kan een bedrijf over een of meer vergaderzalen beschikken.
Wat zijn de voordelen van een huddle room?
Hoewel een traditionele boardroom nog steeds een functie heeft binnen een bedrijf, bieden huddle rooms een aantal voordelen ten opzichte van grote boardrooms:
- Efficiënter, productiever en gemakkelijker samenwerken
Omdat teams klein worden gehouden, is iedereen meer betrokken, gefocust en comfortabeler om ideeën te delen. Dit maakt vergaderingen productiever en beperkt lange, uitgesponnen vergaderingen, die zo vaak geassocieerd worden met grote directiekamers.
De kleine ruimte betekent ook dat alleen degenen die er echt moeten zijn, de vergadering bijwonen, zodat anderen verder kunnen werken. Tegelijkertijd zijn de ruimtes ook geschikt voor drop-ins door relevante teamleden wanneer dat nodig is. Bovendien bieden ze een rustige ruimte zonder afleiding, weg van de nu alomtegenwoordige open kantooromgeving.
- Minder slecht functionerende webconferentievergaderingen
De meeste technologie die in huddle rooms is geïnstalleerd, is speciaal gebouwd en ontworpen om snelle en gemakkelijke toegang te bieden tot on- en offsite vergader- en samenwerkingstools.
Dit vermindert de kans op slecht functionerende webconferentievergaderingen, die vaak problemen veroorzaken door onbetrouwbare internetverbindingen en trage of slecht functionerende software.
- Kostenefficiënt gebruik van ruimte
Huddle rooms zijn veelzijdige ruimtes die voor alles gebruikt kunnen worden, van vergaderingen, presentaties, klantenvergaderingen, werkplekken voor mobiele werknemers, één-op-één manager- en personeelsvergaderingen.
Door hun kleine omvang wordt kantoorruimte efficiënt en kosteneffectiever gebruikt. De apparatuur die in huddle rooms wordt geïnstalleerd, is vaak goedkoper dan de apparatuur die nodig is voor grote vergaderzalen.
- Geen reserveringen meer
Het idee van een huddle room is om een ruimte te creëren waar ad hoc vergaderingen kunnen plaatsvinden, maar sommige organisaties houden vanwege hun populariteit nog steeds een reserveringssysteem voor huddle rooms aan.
Aangezien er echter vaak meer dan één huddle room is, zijn de boekingstijden meestal kort.
Hoe uw huddle room in te richten?
Het staat buiten kijf dat huddle rooms geweldig zijn voor het stimuleren van samenwerking en innovatie. Maar voordat u begint met het neerhalen van muren en het kopen van apparatuur, zijn er een aantal dingen die u moet overwegen bij het ontwerpen van een huddle room:
- Benodigde ruimte
Hoeveel ruimte u nodig hebt, hangt af van de grootte van de teams en hun samenwerkingsbehoeften. Dit bepaalt het soort meubilair en het aantal teamleden dat in de ruimte kan worden ondergebracht.
Sommige bedrijven hebben ruimtes van verschillende grootte om in specifieke behoeften te voorzien. Het is belangrijk om na te denken over hoe deze ruimtes gebruikt gaan worden en hoeveel ruimte u beschikbaar heeft in uw kantoor.
- Technologische behoeften
Hetzelfde geldt voor de technologie die u in de huddle rooms installeert. Sommige huddle rooms zijn strikt voor snelle vergaderingen van on-site personeel of klanten, anderen worden gebruikt voor presentaties, en het delen en samenwerken met off-site teamleden.
Dit zal de technologie bepalen die u kiest, van videocamera's, interactieve touchscreens, geluidsapparatuur tot connectiviteitstools. Wat belangrijk is, is dat deze betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig moeten zijn.
- Vergadertechnologie
In vergaderruimtes die worden gebruikt om samen te werken met externe teamleden, is het type vergaderapparatuur dat u kiest erg belangrijk. Er zijn verschillende soorten conferentietools die zijn afgestemd op specifieke afmetingen van ruimtes.
Deze omvatten hoogwaardige camera's die zich kunnen aanpassen aan de grootte van de ruimte, aangesloten beeldschermen en robuuste VoIP- of standaardtelecommunicatiesystemen die zorgen voor heldere conferentiegesprekken met meerdere teamleden. Een van de belangrijkste factoren voor conferencing is kwaliteit en betrouwbaarheid.
- Samenwerkingshardware en -software
Moderne vergaderhardware zoals de i3HUDDLE en software zoals i3CAMPFIRE, i3NOTES en i3ALLSYNC maken het mogelijk om presentaties te geven, samen te werken en ideeën uit te wisselen via gebruiksvriendelijke interfaces zoals digitale whiteboards en gedeelde toegang tot documenten.
Ook hier geldt weer dat u moet bepalen wat voor soort tools u nodig hebt om aan te sluiten bij de manier waarop vergaderingen in uw bedrijf worden gehouden. Veel hardware- en softwareoplossingen kunnen worden aangepast aan uw specifieke behoeften.
- Budget
Ongetwijfeld een van de grootste overwegingen bij het opzetten van een vergaderruimte zijn de kosten. Hoe groot is de ruimte, welke functies heeft u echt nodig, en kunt u de ruimte over 5 jaar nog gebruiken.
De stijgende populariteit van huddle rooms is niet omdat ze trendy zijn, het is omdat deze ruimtes een echte bijdrage leveren aan de productiviteit van een bedrijf.
Ze maken het mogelijk om ideeën snel te ontwikkelen door samenwerking te faciliteren en aan te moedigen, wat innovatie stimuleert die zo cruciaal is voor succes in de moderne zakelijke omgeving.
i3-Technologies biedt een breed scala aan hardware, software en accessoires om uw bedrijf te helpen de perfecte huddle room in te richten.
Geschreven door: Muriel de Bruyne op dinsdag 15 juni 2021