Vergaderingen zijn een integraal onderdeel van elke organisatie. Het maakt niet uit hoe groot of klein een vergadering is, iedereen heeft een uniek perspectief dat naar de tafel kan worden gebracht. Als een van deze perspectieven niet wordt belicht, bestaat de kans dat de toegevoegde waarde verloren gaat.
Betrokken medewerkers zijn van vitaal belang voor productieve en succesvolle vergaderingen. Om verschillende redenen, zoals een rustige en reflectieve gespreksstijl, een vaag vergaderkader, of ontoereikende engagement tools, zijn sommige medewerkers niet volledig of helemaal niet betrokken tijdens vergaderingen. Met werken op afstand en samenwerking in de mix komen er nog meer uitdagingen op het gebied van communicatie en betrokkenheid tijdens vergaderingen.
We hebben een aantal tips verzameld om uw team meer betrokken te maken, evenals een aantal hulpmiddelen waarvan wij denken dat ze kunnen helpen.
Stel een duidelijk kader op
Voordat u een vergadering plant, moet u de structuur van de vergadering bepalen - de reden voor de vergadering, wie er aanwezig zal zijn, wat er besproken moet worden, wat u hoopt te bereiken aan het einde van de vergadering, en hoe lang de vergadering zal duren.
Een duidelijke vergaderstructuur kan een productieve routine bevorderen. Het kan vergadervullers zoveel mogelijk beperken, en onnodige tijdverspilling over minder belangrijke punten beperken. Dit duidelijke kader kan vóór de vergadering met uw team worden gedeeld om hen te helpen zich voor te bereiden en de verwachtingen van de vergadering te begrijpen. Als iemand een vraag heeft, vraag hem dan zijn hand op te steken of te wachten tot het einde van de vergadering, zodat u niet volledig van het spoor wordt gebracht.
Extreem lange vergaderingen (hallo, Zoom-moeheid) kunnen mensen uitputten en de productiviteit om zeep helpen. Zorg ervoor dat vergaderingen snel en to the point verlopen.
Vergaderverantwoordelijkheden toewijzen
Natuurlijk willen mensen zich goed voelen over zichzelf en hechten zij belang aan waardering van anderen. Het is nog beter als dit komt van degenen met wie ze werken en in de aanwezigheid van anderen. Wanneer mensen het gevoel hebben dat ze een belangrijk onderdeel van iets zijn, willen ze meer bijdragen.
Er is waarschijnlijk geen betere manier om uw teamleden het gevoel te geven dat ze een belangrijk deel uitmaken van een vergadering dan hen verantwoordelijkheden toe te wijzen, ook al is het de kleinste verantwoordelijkheid.
Houd deelnemers actief betrokken door ze eenvoudige taken te geven, zoals het opstellen van het scherm, het bijhouden van de tijd, het noteren van enkele belangrijke notities, het bijhouden van alle aanwezigen, enzovoort. Dit lijken misschien kleine details, maar ze dragen in hoge mate bij aan de betrokkenheid en productiviteit tijdens vergaderingen.
Varieer – Sta op
Hoewel het misschien lijkt dat zitten tijdens vergaderingen comfortabel en ideaal is, tonen recente studies aan dat deelnemers die staan een hogere mate van betrokkenheid tonen en creatiever zijn in het brainstormen.
Staand is er een gevoel van urgentie, waardoor de hersenen waarschijnlijk sneller werken dan zittend. Dagelijks rechtstaan kan voorkomen dat deelnemers aan vergaderingen uit hun rol vallen. Observeer hoe de vergadering verloopt - of medewerkers al dan niet reageren - en doe het nodige.
Werkt een deel van het team op afstand? Zorg ervoor dat uw vergaderruimte over de juiste apparatuur en een goede kwaliteit vergadercamera beschikt, zodat iedereen het gevoel heeft dat hij of zij in de ruimte aanwezig is.
Bevorder Discussie
Veel mensen hebben een hekel aan vergaderingen omdat ze niet het gevoel hebben dat ze een echte stem hebben. Geef hen het gevoel dat hun inbreng en gedachten gewaardeerd worden. Hoe meer ze praten, hoe meer ze betrokken en geëngageerd zullen zijn.
Ten eerste kan dit worden gedaan door als team vergaderdoelen te stellen. Als u de doelen voor de vergadering met de rest van het team bepaalt, geeft dat iedereen de kans om ideeën aan te dragen omdat ze precies weten waar de vergadering naartoe gaat.
Een andere manier om discussies aan te moedigen is het aanbieden van incentives en beloningen. Dat hoeft echt niet duur te zijn, zolang het maar laat zien dat hun inspanningen worden gewaardeerd. Het helpt hen om betrokken te blijven of zelfs om hen te motiveren om de vergaderingen bij te wonen. Luister tijdens de vergadering bewust en kijk uit naar wie er een signaal geeft dat hij of zij aan het gesprek wil deelnemen en betrek hem of haar erbij. Zorg er wel voor dat u niet op mute staat.
Vraag Feedback
Verzamel aan het einde van de vergadering feedback over wat het team wel of niet goed vond aan de vergadering. Dit is belangrijk, omdat het u niet alleen helpt te realiseren hoe u de vergaderingen kunt verbeteren, maar ook medewerkers het gevoel geeft dat hun mening belangrijk is.
Eindig met een zeer snelle feedbackronde of retrospectie, zodat u de kwaliteit van uw vergaderingen voortdurend kunt verbeteren. Het hele punt is om de mening van de deelnemers over de vergadering te krijgen. Nadat de feedback is verzameld, is het belangrijk om de gemaakte punten in overweging te nemen en ze te verwerken in de volgende vergaderingen. We zijn allemaal bezig met het navigeren door deze nieuwe normale manier van samenwerken.
Conclusie
Sommige mensen vinden dat vergaderingen tijdverspilling zijn, en dat er nauwelijks iets wordt bereikt. Meestal gebeurt dit door de manier waarop verschillende teamleden hun verwachtingen stellen. Vaak slagen sommigen er niet in om vergaderingen inclusief te maken voor alle betrokken teamleden.
Teams moeten ernaar streven een sfeer te creëren waarin belangrijke informatie en ideeën effectief worden uitgewisseld. De beste uitlaatklep hiervoor zijn team- of werknemersvergaderingen. De sfeer tijdens vergaderingen moet worden verbeterd en werknemers moeten meer worden betrokken.
Probeer deze tips eens uit - en u zult meer energieke en betrokken mensen zien, klaar om samen te werken en uw ideeën en projecten vooruit te helpen.
Wilt u meer weten over een aantal van onze tools die bijdragen aan een betere samenwerking op afstand?
Bekijk onze 4K conferencing camera of onze interactieve touch displays.
Geschreven door: Caitlin Paterson op dinsdag 15 juni 2021